Verwaltung & Service
HA 2 - Häufige Fragen
Muss ich bei Online-Bestellungen auch einen Bestellschein verwenden?
Ist die Bestellung nur über einen Online-Shop möglich, müssen Sie dem Vorgang für unsere internen Dokumentationspflichten eine Bestellscheinnummer zuordnen. Das heißt, Sie nehmen einen Bestellschein und tragen idealerweise die dort vorgegebene Bestellscheinnummer in Ihre Online-Bestellung. Ist dies in einem freien Bemerkungsfeld oder bei den Bestellangaben nicht möglich, tragen Sie die Bestellscheinnummer spätestens auf der Ihnen vorliegenden Rechnung ein. Die Kopie des Bestellscheins plus alle weiteren Unterlagen zu Ihrer Bestellung (wie beispielsweise Bestellbestätigung, Auftragsbestätigung, Lieferschein oder sonstiger Schriftwechsel) wird bei Ihnen Vorort aufbewahrt.
Muss ich bei einer Rechnung, die auf einem von der Zentralen Beschaffungsabteilung abgeschlossenen Rahmenvertrag beruht, auch eine Bestellscheinnummer vergeben?
Nein, da in der Regel die Rahmenverträge eine Auftragsnummer haben, die entweder der Auftragnehmer bereits auf der Rechnung vermerken muss bzw. in der Hauptabteilung -Finanzangelegenheiten- nachgetragen wird.
Muss ich für jede Kostenstelle eigene Bestellscheine anfordern?
Bei Anforderung von Bestellscheinen reicht es aus, wenn Sie die ersten 4 Ziffern Ihrer Kostenstelle angeben. Lediglich bei den Bestellungen müssen Sie dann die 7-stellige Kostenstellen angeben.
Wo bekomme ich die Bestellscheine?
Die Bestellscheine erhalten Sie bei der Abt. 2.1 – Controlling. Ansprechpartnerin: Frau Anja Webel, Tel.: 2224
Wer darf/Wer muss den Bestellschein unterschreiben?
Näheren Ausführungen entnehmen Sie bitte dem Dokument „Grundsätzliche Haushaltsvorschriften und Unterschriftsbefugnisse“. Dieses Dokument finden Sie auf den Informationsseiten zum Bestellscheinverfahren. Rückfragen richten Sie in diese Fällen an die Haushaltsabteilung, Klaus Eichinger, Tel.: 2455.
Der Bestellschein sieht nur 4 Bestellscheine vor, was ist bei Bestellungen mit mehr als 4 Positionen zu tun?
Bitte nutzen Sie in diesem Fällen ein Beiblatt. Vermerken Sie im Bestellschein „Positionen gem. beigefügte Aufstellung“ und fügen Sie dies Ihrer Bestellung bei. Diese Bestellungen nicht auf mehrere Bestellscheine verteilen.
Der Bestellschein sieht lediglich 19 % Umsatzsteuer vor. Was ist zu tun bei abweichenden Umsatzsteuersätzen oder Pauschalangeboten?
In diesen Fällen können Sie den Bestellschein entsprechend abändern.
Soll bei Auslandsbestellungen die Auslandwährung oder Euro angegeben werden?
Bitte nehmen Sie in diesen Fällen die Auslandwährung.
Beim Ausfüllen der Vergabedokumentation auf der Rückseite der Bestellscheinkopie entsteht das Problem, dass sich das Geschriebene auf die Vorderseite der Kopie durchschlägt und diese somit nicht mehr lesbar ist.
Bei dem nächsten Druck wird dies Problem behoben. Bis dahin, wäre für den Fall, dass Ihrer Bestellung über 595,00 Euro liegt gegebenenfalls die Rückseite der Bestellscheinkopie zu kopieren, auszufüllen und dem Vorgang beizufügen.
Wie ist bei Reparaturaufträgen zu verfahren, bei den zunächst die Reparaturkosten noch nicht beziffert werden können?
In diesen Fällen sollte vor Beauftragung ein Kostenvoranschlag gefordert werden bzw. alle preisbildenden Faktoren wie beispielsweise Reisezeit, Reisekosten, Anfahrtspauschelen, Kilometerkosten, Ersatzteile etc. erfragt werden. Dies sollte insbesondere auch zur Entscheidung, ob die Reparatur noch wirtschaftlich sinnvoll ist, erfolgen. Sollte trotz vorsichtiger Kostenschätzung die Wertgrenze von 2.500 Euro überschritten werden, wären die Gründe hierfür kurz auf der Rechnung von Ihnen zu dokumentieren. Dies könnte u.a. der Fall sein, wenn die Reparatur doch mehr Zeit in Anspruch nimmt, als ursprünglich veranschlagt wurde oder bei der Reparatur weitere Ersatzteile benötigt werden, deren Notwendigkeit sich erst im Laufe der Reparatur zeigte. Unabhängig davon bleibt es aber erforderlich, dass Sie auf der Rückseite der Bestellscheinkopie die Vergabedokumentation ab 500 Euro netto ausfüllen.
