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Projektrahmen und Projektziele "PICO"

Durch die Einführung eines integrierten CampusManagementSystems, das alle Abläufe – vom Zeitpunkt der Bewerbung, über modularisierte Lehrveranstaltungen und Onlineprüfungen bis hin zur Erstellung von Leistungsübersichten, Dokumenten und Zeugnissen - in einem in sich schlüssigen IT-System vereint, kann der komplette studentische Lebenszyklus konsistent abgedeckt werden.

PICO reflektiert diese Aufgaben in entsprechenden Teilprojekten.

Mit der Einführung dieses neuen Systems allein wird jedoch noch keine strukturelle Verbesserung im Sinne einer Komplexitätsreduktion erzielt. Ebenso wichtig wie die Etablierung eines modernen CampusManagementSystems ist die begleitende Organisationsanalyse und unterstützende Organisationsentwicklung, die der neuen ganzheitlichen Lösung erst ihre notwendige Rahmung ermöglicht.

Mit dem Ziel, ein neues System zu etablieren, welches Planungsabläufe erleichtern und zu einem überschneidungsfreien Studium und damit zu einer Entlastung von Lehrenden, Beschäftigten und Studierenden führen soll, ist PICO mit den unterschiedlichsten Bereichen, Instituten und Organisationen über die gesamte Universität hinweg verknüpft. Dieser Zielsetzung logisch folgend, werden auch die verschiedensten Experten aus unterschiedlichen Bereichen und in wechselnden Zusammensetzungen in das Projekt eingebunden.

Damit basiert das Projekt auf 4 Säulen:

 

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Des PICOs Kern ist Kommunikation

Spätestens seit Paul Watzlawick wissen wir, dass man "nicht nicht-kommunizieren" kann - und doch scheint vor allem unser Unialltag gut gefüllt von Gegenbeispielen zu sein.

Im Herz des Projektes steht dementsprechend eine Anforderung vor allen anderen: mit PICO soll neben dem Dialog zwischen Lehrenden und Studierenden auch ein stärkerer Austausch zwischen Fachbereichen und Verwaltung ermöglicht werden. Eine engere Kopplung kommt nicht nur den Studierenden zugute, da mit klaren Rollen und Zuständigkeiten Wege gespart, Fragen schneller geklärt und auch historisch gewachsene Prozesse zielführend verbessert werden können. Dass eingespielte formale Strukturen u.U. nicht immer logisch sein müssen, haben spätestens diese beiden Gallier belegt.

 

Der Schlüssel zur Lösung eines immer feingliedriger werdenden Prozesskonstrukts liegt in der Herbeiführung eines Zustandes, der die Komplexität in weiten Teilen reduziert. Diese Redutkion kann nur durch die Etablierung eines CMS-Systems vollzogen werden, das die bisherige Vielfalt an Funktionalitäten in einem System integriert und das von einer Phase der Organisationsanalyse und Organisationsentwicklung begleitet wird. Letztere wird auch nach der Etablierung des Campus Managment Systems fortgeführt werden. In einem europaweiten Ausschreibungsverfahren wurden die am Vergabeverfahren beteiligten Anbieter in Workshops und durch die Bereitstellung von Testsystemen im wechselseitigen Austausch kennen-
gelernt und auch in Zusammenarbeit mit über 80 TU-weit eingebunden Mitgliedern genauer beleuchtet. Nach Abschluss des Auswahlprozesses konnte die TU mit der Firma Datenlotsen einen kompetenten Partner verpflichten, dessen Produkte in vergleichbaren Projekten zu einem erfolgreichen Abschluss führten.

Die Entscheidung für eine bestimmte Software zur Verwaltung des kompletten StudentLifeCycle mit Bewerbung, Zulassung, Immatrikulation, Lehrveranstaltungen, Prüfungen, Exmatrikulation und Alumni-Aktivitäten wurde damit zu einer Entscheidung für ein Produkt mit Einfluss auch auf die Organisationskultur.

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Ein PICO mehr Studierbarkeit

Die Entwicklung der deutschen Hochschullandschaft sieht sich in den letzten Jahren nicht zuletzt durch das Schlagwort Bologna-Reform geprägt. Die Bezeichnung „europäischer Hochschulraum“ allein enthält allerdings deutlich mehr, als nur die Etablierung der neuen Studienabschlussmöglichkeiten (Bachelor/ Master) an Hochschulen.

D
ie Bologna-Reform wird zunehmend zu einem Motor für Veränderungen bezogen auf die in Universitäten gelebten Prozesse und vor allem zu einem Motivator solcher Organisationen, ihre Mitglieder aus unterschiedlichen Perspektiven zu betrachten. Die TU Kaiserslautern hat schon vor über 20 Jahren, also weit vor der Umstellung auf das gestufte Studiensystem und den damit verbundenen Evaluationsmaßgaben, die Studienbedingungen untersucht und daraus gezielte Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet und umgesetzt.
 
Die Ziele dieser Maßnahmen betreffen vor allem den Bereich Studierbarkeit von Studiengängen hinsichtlich Überschneidungsfreiheit, adäquater Studien- und Prüfungslast und der Reduzierung von Studienabbrüchen.

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Mit PICO nachhaltige Qualität sichern

Mit der geplanten Einführung eines CampusManagementSystems macht die TU Kaiserslautern einen weiteren Schritt in Richtung der kontinuierlichen Verbesserung der Qualität in Studium und Lehre. Mit dem Fokus auf den Ausbau eines bereits ausgezeichneten Angebotes wird die TU Kaiserslautern mit der Einführung einer CampusManagementSoftware und der parallel dazu verflaufenden Organisationsanalyse und unterstützenden Organisationsentwicklung den divergierenden Anforderungen ihrer verschiedenen Mitgliedergruppen gerecht und verfolgt weiterhin das Ziel, eine nachhaltige Qualitätsstruktur an der TU Kaiserslautern fest zu etablieren.

 

Neben den universitätsweiten Zielen wie z.B. Schaffung von Transparenz, Steigerung der Studierbarkeit oder eben Etablierung einer nachhaltigen Qualitätsstruktur versteht sich die Technische Universität aber bis heute darauf, bei dem Überblicken einer großen Summe nicht die einzelnen Teile zu vergessen: die Studierenden. Daher positioniert sich die TU Kaiserslautern im Gegensatz zu vielen anderen Universitäten als eine Lehr- und Forschungsuniversität.

 

Mit der Überzeugung, dass sich hervorragende universitäre Lehre nur zusammen mit hervorragender universitärer Forschung entwickeln kann, wird hier die Meinung vertreten, dass sich beide Domänen - getreu dem Selbstverständnis von "Studierende als Partner" - nur auf Augenhöhe begegnen und sich dadurch gegenseitig positiv beeinflussen können.

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PICO steht für Wandel

Mit der Einführung eines Campus-Management-Systems allein kann jedoch noch keine Gewährleistung für eine Reduktion von komplexen oder redundanten Prozessen an der TU Kaiserslautern gegeben werden. Das Ziel, den Verwaltungsaufwand möglichst „klein“ und den Service für Studierende und Lehrende gleichzeitig „hoch“ zu halten, ist nur erreichbar, wenn parallel zu der Einführung einer solchen Software auch eine Anpassung der bestehenden Regeln stattfindet.

 

Die Vorbereitung und Gestaltung einer Organisationsanalyse bzw. Organisationsentwicklung soll eng gekoppelt an die Einführung des integrierten Systems Berührungspunkte zwischen verschiedenen Einrichtungen schaffen und so eine effizientere und gleichsam effektivere Zusammenarbeit diverser Institutionen innerhalb der TU Kaiserslautern ermöglichen.  

 

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Ziele von PICO

Mit der Etablierung eines integrierten CampusManagementSystems inkl. Organisationsanalyse und Organisationsentwicklung ist die TU Kaiserslautern bestrebt, für alle in ihr agierenden Akteure exzellente Dienstleistungen in den Bereichen Studium und Lehre sowie in der Studienverwaltung anzubieten. Daraus folgen drei übergeordnete Ziele für PICO:

  • Verbesserung von Prozessen für die Studierenden im Studienverlauf

  • Entlastung der Lehrenden durch Optmierung von Prozessen und digitalen Services

  • Entlastung der Verwaltung durch optmierte Prozesse und integrative Systeme

Dieser Anspruch soll einerseits durch die auf Nachhaltigkeit ausgelegte Unterstützung bei der Abbildung, Verwaltung und dem Management der Anforderungen an einen studentischen Lebenszyklus aus allen relevanten Perspektiven mittels der einzuführenden Software und andererseits durch die Prozessoptimierung im Rahmen von Organisationsanalyse und Organisationsentwicklung erreicht werden.

 

Mit PICO wird die TU Kaiserslautern u.a. diese multiperspektivischen Ziele ins Auge fassen: 

  • starker Fokus auf die Serviceorientierung der TU (für Mitarbeiter und Studierende)

  • Verbesserung der Transparenz und Schaffung von mehr Verbindlichkeiten in der Studienorganisation

  • Optimierung von Planungsprozessen auch über die Kernbereiche der Studierendenverwaltung hinaus

  • die bessere Verfügbarkeit von Daten zur Qualitätssicherung und

  • Steuerung in Studium und Lehre

 

Insgesamt soll das CampusManagementSystem einen möglichst optimalen Service und exzellente Arbeitsbedingungen für Studierende, Lehrende und Beschäftigte der TU Kaiserslautern im Rahmen der Organisation des Universitätsalltags ihrer Mitglieder schaffen.

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Vorteile durch PICO

Der Vorteil von ganzheitlichen IT-Lösungen liegt klar im Bereich der Vereinheitlichung von internen Abläufen, verbunden mit der Flexibilität, in Einzelfällen dennoch abweichend von der Norm reagieren zu können.
Gleichzeitig darf man nicht vergessen, dass eine solche massive Umstellung von IT-Systemen auch ihre Tücken hat.

Die technische und organisatorische Umstellung zur integrativen Verwaltung ist meist eine komplexere Aufgabe als im Vorhinein vermutet. Über die Jahre hinweg wurden oftmals spezifische Prozesse und ebensolche Schnittstellen miteinander verknüpft. Mit jeder Veränderung des Arbeitskontextes (z.B. neue Regularien des Ministeriums, neue Entwicklungen im Bereich Technik, andere für Universitäten relevante Innovationen, usw.) sind auch die prozessualen und technischen Gegebenheiten für die TU Kaiserslautern spezifisch angepasst worden.

Das Ergebnis ist eine Fülle an spezifischen Einzelabläufen, die - jeder für sich genommen - gut funktionieren, aber in der Summe oftmals Redundanzen aufweisen, sogar gegeneinander arbeiten und sich damit ausbremsen. Die Einführung einer so umfassenden Software, wie einem Campus Management System, das mit dem Anspruch seines Namens konform geht, ist also unweigerlich mit einer Organisationsanalyse und Organisationsentwicklung verknüpft, die parallel zur Einführung des CMS an der TU Kaiserslautern stattfinden muss und im Falle der Organisationsentwicklung auch darüber hinaus durchgeführt werden muss.

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