Interner Bereich

Gremienstruktur des Gesamtvorhabens

Zur Sicherstellung eines geordneten Ablaufs der Projektarbeiten werden vier Gremien definiert, die in einer hierarchischen Beziehung zueinander stehen. Die Entscheidungsbedarfe werden grundsätzlich von unten nach oben gemeldet und die Entscheidungen werden von oben nach unten kommuniziert.

Lenkungsausschuss E-Services

Der Lenkungsausschuss bildet die oberste Instanz und damit die letzte Eskalationsinstanz. Er legt den strategischen Rahmen fest und trifft die strategischen Entscheidungen. In seinen Verantwortlichkeiten liegen die Überwachung und die Kontrolle des Gesamtprojektfortschritts und der Projektziele auf der strategischen Ebene sowie die Entscheidungen über die eskalierten Punkte.

Der Lenkungsausschuss tagt i.d.R. alle sechs bis acht Wochen und setzt sich aus folgenden Mitgliedern zusammen:

  • VP für Forschung und Technologie - Herr Prof. Dr. Arnd Poetzsch-Heffter
  • VP für Studium und Lehre - Herr Dr. rer. nat. Stefan Löhrke
  • Kanzler - Herr Stefan Lorenz
  • Leiter RHRK - Herr Prof. Dr. Nicolas Gauger

In der beratenden Funktion nehmen bei dem Jour-Fixe Lenkungsausschuss die Gesamtprojektkoordination und die Gesamtprojektsteuerung teil.

Jour-Fixe der Gesamtprojektkoordination

Die Gesamtprojektkoordination trägt als zentrales Entscheidungs- und Beschlussgremium die operative Gesamtverantwortung für das Vorhaben. Sie übernimmt die Verantwortung für das Fortschreiten des Gesamtprojektmanagements, des Informationsflusses zwischen dem Lenkungsausschuss und den Projekten sowie die Sicherstellung der Anwendung von Methoden und Instrumenten zum Projektmanagement in den Projekten und der Abstimmung zwischen den Projektbereichen.

Die Gesamtprojektkoordination tagt monatlich und setzt sich aus folgenden Mitgliedern zusammen:

  • Vertreter des Kanzlers - Herr Kurt Sendldorfer
  • Stellvertretende Leiterin RHRK - Frau Dr. Inga Scheler
  • Gesamtprojektsteuerung
  • Projektbereichsleitungen

Jour-Fixe der Projektbereiche

Die Projektbereichsleitungen übernehmen die Verantwortung für das Fortschreiten aller Projekte in dem Projektbereich. Zu den Verantwortlichkeiten gehören neben der operativen Überwachung und Steuerung des Projektbereichs das Management des Informationsflusses zwischen der Gesamtprojektkoordination und den Projekten sowie die fachliche Führung der Projektleitungen des Projektbereichs ohne Weisungsbefugnis.

Die Sitzungen werden nach Bedarf im Rahmen der Vorbereitung auf den Jour-Fixe der Gesamtprojektkoordination durch die Projektbereichsleitungen angesetzt.

Jour-Fixe der Projekte

Die Projektleitungen tragen die Verantwortung für das Fortschreiten des jeweiligen Projekts. Sie treffen die Entscheidungen in Regelterminen und erstellen nach Bedarf Entscheidungsvorlagen sowie Risikomeldungen. Sie übernehmen die operative Steuerung in den Projekten, die Einleitung von eventuell notwendigen Korrekturmaßnahmen und erstellen monatliche Statusberichte zu ihrem Projekt.

Im Rahmen des Jour-Fixe der Projekte stimmen sich die Projektleitungen mit ihren Projektteams ab.

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