Interner Bereich

Häufige Fragen

Das System erreichen Sie über folgenden Link: https://eservices.uni-kl.de/MACHWeb/

Bitte beachten Sie, dass Sie einen VPN-Tunnel geöffnet haben müssen.


Das System kann extern über einen VPN-Tunnel erreicht werden.


In der Anwendung Umgebung / Benutzereinstellungen bearbeiten haben Sie im Register Benachrichtigungen die Möglichkeit einzustellen, ob das System Ihnen Email-Benachrichtigungen übersendet, wenn neue Aufgaben für Sie vorliegen.

Das Feld E-Mail-Adresse darf leer bleiben, das System holt sich in diesem Fall Ihre Mail-Adresse aus Ihren Stammdaten.


Sofern im Feld „Referenz“ im Register Grunddaten die Bestellnummer eingetragen ist, können Sie in das Pflichtfeld im Rahmen des Zeichnungsprozesses die Abkürzungen OO (Open Ordering) oder BS (Bestellscheinverfahren) eintragen. Alternativ können Sie auch per Copy & Paste den Wert aus dem Feld „Referenz“ übertragen.


Die Bestellscheinunterlagen (blauer Durchschlag, Angebotsunterlagen, Lieferschein, etc.) senden Sie bitte im Original an die Abteilung 2.3. – Vergabe und Beschaffung. Bitte achten Sie darauf, dass die Vergabedokument auf der Rückseite des blauen Durchschlags ausgefüllt und unterschrieben ist.


Führen Sie einen Doppelklick in das gelbe Feld (vorherige Abbildung) durch und tragen Sie die ersten 4-Ziffern ihres Kostenstellenbereichs (bspw. 8606) ein. Anschließend drücken Sie auf der Tastatur die „Pfeiltaste nach unten“. Dann sollten „8606 Vorprüfer AG XX“ und „8606 Zeichner AG XX“ erscheinen. Wählen Sie die Zeichner aus und klicken Sie auf übernehmen und speichern Sie Ihren Eintrag.

Das gleiche Vorgehen gilt für das Feld „Struktureinheit“ bei 2_Vorprüfer Bedarfsträger.


Die Anmeldung an der MACH eRechnung erfolgt mit ihren Windows-Zugangsdaten, bestehend aus RHRK-Benutzername und zugehörigem Passwort.

Bitte achten Sie darauf, dass im Feld Datenbank: MACHPROD und im Feld Anmeldemodul: LDAP als Werte eingetragen sind, bevor Sie Benutzername und Passwort eingeben.


Lieferscheine können Sie per Hauspost an die Zentrale Verwaltung senden.

Möglich ist es auch, die Lieferscheine zur E-Rechnung hochzuladen und dort zu speichern.


Im Moment sollen Sie alle Rechnungen, die als PDF im Fachbereich ankommen, ausgedruckt und an die Abteilung 2.1 Controlling geschickt werden. Sobald eine zentrale Mailadresse eingerichtet ist, werden wir diese bekanntgeben und diesen Prozess ebenfalls digitalisieren.


Bei Rechnungen ohne Bestellbezug tragen Sie bitte eine Begründung ein, weswegen die Beschaffung ohne Einhaltung der tuk-eigenen Beschaffungsregularien erfolgt ist.


Sollte die Bestellscheinnummer auf der Rechnung falsch sein, bitte im E-Rechnungsprozess entsprechend abändern. Hierfür sollten Sie die Berechtigung haben. Sollte das nicht der Fall sein, melden Sie sich bitte bei Abt. 2.1 Controlling, dann werden die Berechtigungen hier geprüft.


Es wird in Kürze einen BI- Bericht geben, in dem Sie alle Prozesse auswerten können, in denen Sie beteiligt waren. In dem Bericht erhalten Sie dann Informationen über alle Prozesse ihres Lehrstuhls, deren aktuellen Status und wer welche Aufgabe in diesem Prozess wahrgenommen hat. Sobald dieser Bericht aktiv ist, wird es eine Mail geben, wo dieser Bericht erreichbar ist und eine kurze Anleitung dazu.


An wen wende ich mich bei Fragen und Problemen?

Bei Fragen oder Problemen in der MACH-Software im Rahmen der Bearbeitung von E-Rechnung Prozessaufgaben wenden Sie sich bitte an unseren MACH-Support-Team unter:

mach-support(at)verw.uni-kl.de

Unsere Fachadministratoren werden sich umgehend um Ihr Anliegen kümmern und baldmöglichst mit Ihnen in Verbindung setzen.

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