Interner Bereich

Häufige Fragen

Die Bestellscheine erhalten Sie bei der Abt. 2.3 – Vergabe und Beschaffung. Ansprechpartnerin: Frau Laura Christoffel, Tel. 5733, Email: laura.christoffel(at)verw.uni-kl.de und Frau Andrea Stegner, Tel.: 5036, Email: stegner(at)verw.uni-kl.de.

Das Bestellscheinverfahren findet hierfür keine Anwendung, da es sich nicht um eine Bestellung handelt. Die Einholung von Vergleichsangeboten ist hier nicht möglich. D.h. auch für Barauslagen über 50 Euro muss in diesem Bereich keine Bestellscheinnummer vergeben werden.

IT-Produkte, die in den Lägern der TU Kaiserslautern erworben werden können dürfen nicht über das Bestellsscheinverfahren bezogen werden: Rechner, Notebooks, ThinClients, Tablets, Drucker, Scanner, Monitore etc.
Über das Bestellscheinverfahren bezogen werden dürfen kleineres Zubehör wie Mäuse, Tastaturen, externe Festplatten, Notebooktaschen, etc.
Wenn Sie unsicher sein sollten, ob das von ihnen zu beschaffende Produkt vom Bestellscheinverfahren ausgenommen ist, wenden Sie sich gerne an die zuständigen Mitarbeiterinnen.

Die Verwaltung erhält die Rechnung zusammen mit dem blauen Durchschlag des Bestellscheins, den Lieferschein, die Angebote, Internetausdrucke, Katalogseiten, ggf. auf gesonderten Dokumenten vermerkte Begründungen, Preisübersichten etc.

Grundsätzlich muss bei Bestellungen bis 500 Euro exkl. Steuern der Vergabevermerk auf der Rückseite des blauen Durchschlages nicht ausgefüllt werden. Die Ausnahme stellen Bestellungen bis zu vorgenanntem Wert ohne Vergleichsangebote/Wettbewerb dar. Diese Bestellungen fallen nicht unter die Vorschriften zu den Bagatellbeschaffungen. Es ist der Vergabemerk auszufüllen und eine Begründung einzutragen, weswegen auf die Einholung von Vergleichsangeboten verzichtet wurde.

Bei Barauslagen über die Rückerstattung von Semesterbeiträgen z.B. an Stipendiaten müssen keine Bestellscheine verwendet werden. Das Bestellscheinverfahren ist nur gültig für Aufträge, die gegen Entgelt erbracht werden.

Ist die Bestellung nur über einen Online-Shop möglich, müssen Sie dem Vorgang für unsere internen Dokumentationspflichten eine Bestellscheinnummer zuordnen. Das heißt, Sie nehmen einen Bestellschein und tragen idealerweise die dort vorgegebene Bestellscheinnummer in Ihre Online-Bestellung ein. Ist dies in einem freien Bemerkungsfeld oder bei den Bestellangaben nicht möglich, tragen Sie die Bestellscheinnummer spätestens auf der Ihnen vorliegenden Rechnung ein. Die Kopie des Bestellscheins plus alle weiteren Unterlagen zu Ihrer Bestellung (wie beispielsweise Bestellbestätigung, Auftragsbestätigung, Lieferschein oder sonstiger Schriftwechsel) wird bei Ihnen Vorort aufbewahrt.

Nein, da in der Regel die Rahmenverträge eine Auftragsnummer haben, die entweder der Auftragnehmer bereits auf der Rechnung vermerken muss bzw. in der Hauptabteilung -Finanzangelegenheiten-  nachgetragen wird.

Bei Anforderung von Bestellscheinen reicht es aus, wenn Sie die ersten 4 Ziffern Ihrer Kostenstelle angeben. Lediglich bei den Bestellungen müssen Sie dann die 7-stellige Kostenstelle angeben.

Nähere Ausführungen entnehmen Sie bitte dem Dokument „Grundsätzliche Haushaltsvorschriften und Unterschriftsbefugnisse“. Dieses Dokument finden Sie auf den Informationsseiten zum Bestellscheinverfahren. Rückfragen richten Sie in diesen Fällen an die Haushaltsabteilung, Frau Stenzel, Tel.: 4706.

Bitte nutzen Sie in diesen Fällen ein Beiblatt. Vermerken Sie im Bestellschein „Positionen gem. beigefügter Aufstellung“ und fügen Sie dieses Ihrer Bestellung bei. Die Bestellungen nicht auf mehrere Bestellscheine verteilen.

Bitte nehmen Sie in diesen Fällen die Auslandswährung.

Bei dem nächsten Druck wird dies Problem behoben. Bis dahin, wäre für den Fall, dass Ihre Bestellung über 595,00 Euro liegt gegebenenfalls die Rückseite der Bestellscheinkopie zu kopieren, auszufüllen und dem Vorgang beizufügen.

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