Interner Bereich

Qualitätsmanagement im wissenschaftsunterstützenden Bereich

Das Hochschulgesetz des Landes Rheinland-Pfalz schreibt in "§ 5 - Qualitätssicherung" vor, dass jede Hochschule ein auf Dauer und Nachhaltigkeit angelegtes Qualitätssicherungssystem einführt, das auf einer Strategie zur ständigen Verbesserung und Sicherung der Qualität bei der Erfüllung der Aufgaben beruht (vgl. HochSchG).

Neben dem "Qualitätsmanagement im Bereich Studium und Lehre" sowie dem "Qualitätsmanagement im Bereich Forschung" bildet das "Qualitätsmanagement im wissenschaftsunterstützenden Bereich" die dritte Säule des Qualitätsmanagementsystems der TUK (vgl. Teil-Grundordnung zum Qualitätsmanagementsystem TUK).

"Qualitätsmanagement ist der Oberbegriff für alle Tätigkeiten, Führungsaufgaben und Methoden, die zur Planung, Umsetzung, Sicherung, Überprüfung und Verbesserung von Dienstleistungen und Produkten sowie ihrer Leistungsbedingungen gehören. Qualitätsmanagement umfasst alle für die strategische Ausrichtung einer Organisation wesentlichen Handlungsfelder."
(Quelle: https://www.verwaltung-innovativ.de/DE/Steuerung/Qualitaetsmanagement/qualitaetsmanagement_node.html)


Common Assessment Framework (CAF)

"Die öffentliche Verwaltung nutzt verschiedene Qualitätsmanagementmodelle. Dazu gehören die Normenreihe DIN EN ISO 9000 ff., das EFQM-Modell für Business Excellence und das Gemeinsame Europäische Qualitätsbewertungssystem "Common Assessment Framework" (CAF). Zentrale Kriterien der Qualitätsbewertung sind in allen Modellen die Kunden-, Prozess-, Mitarbeiter- und Ergebnisorientierung. Durch diese ganzheitliche Sicht- und Herangehensweise ist Qualitätsmanagement weit mehr als nur Qualitätskontrolle. Qualitätsmanagement erkennt vielmehr die verschiedenen Modernisierungsinstrumente gerade in ihrer Wechselwirkung und nutzt sie erst dadurch optimal."
(Quelle: https://www.verwaltung-innovativ.de/DE/Steuerung/Qualitaetsmanagement/qualitaetsmanagement_node.html)

Im wissenschaftsunterstützenden Bereich wird das gemeinsame Qualitätsmanagement-Modell Common Assessment Framework (CAF) für die öffentliche Verwaltung in Europa eingeführt, mit dessen Hilfe die Management- und Steuerungspraktiken der TUK in den Fokus genommen werden. Dabei werden insbesondere die Geschäftsprozesse permanent unter Einbeziehung der Interessengruppen identifiziert, gestaltet, gesteuert und Innovationen vorgenommen (Prozessmanagement).

Die Prozesse werden im Sinne eines permanenten Verbesserungsprozesses anlassbezogen, spätestens jedoch alle zwei Jahre durch den jeweiligen Verantwortlichen (Prozesseigner) unter Einbeziehung der Interessengruppen evaluiert. Dabei baut die TUK auf den acht EFQM-Grundsätzen auf.


Ziele des Common Assessment Framework

Das Instrument wirkt als Katalysator für alle Verbesserungsprozesse und verfolgt im Wesentlichen die folgenden fünf Ziele:

  1. Grundsätze des Total Quality Management (TQM) anwenden (EFQM-Grundsätze),
  2. Plan-Do-Check-Act-Zyklus (PDCA) anwenden,
  3. Selbstbewertung durchführen,
  4. als Bindeglied zwischen QM-Modellen der Verwaltung und der Wirtschaft dienen und
  5. Benchlearning zwischen verschiedenen Organisationen des öffentlichen Sektors ermöglichen.

Umsetzung des Common Assessment Frameworks

Das Qm-Verfahren besteht in der Durchführung strukturierter Selbstbewertungen und der darauf aufbauenden Entwicklung und Umsetzung eines Aktionsplans für Verbesserungsmaßnahmen.

Die TUK führt auf Basis des gemeinsamen Qualitätsmanagement-Modells für die öffentliche Verwaltung in Europa ein externes Feedbackverfahren zur Evaluation über die Selbstbewertung der Organisation und den Grad der Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen (Aktionsplan) durch. Basis sind (1) die Selbstbewertung und (2) ein entwickelter und verabschiedeter Aktionsplan mit Verbesserungsmaßnahmen.

Durch Mitgliedschaft in bundesweit agierenden Interessengruppen und Netzwerken sowie Teilnahme an bundes- und europaweiten Qualitätswettbewerben wird themenbezogenes Benchmarking und -learning ermöglicht und durchgeführt.


QM-Portal der TUK

Hier gelangen Sie zum digitalen QM-Portal (Signavio Collaboration Hub) der Zentralen Verwaltung:

https://signavio.uni-kl.de/p/portal

(Verwenden Sie zur Anmeldung bitte Ihren Mitarbeiter-Account)

Hinweise:

Das QM-Portal ermöglicht den Beschäftigten der TUK die kollaborative Arbeit im Rahmen des Qualitätsmanagements im wissenschaftsunterstützenden Bereich. Er dient zur Veröffentlichung von Prozessdiagrammen und ermöglicht den Mitarbeitenden, gemeinsame Diagramme anzusehen und zu diskutieren. Das QM-Portal wird in Zukunft somit entscheidend für die Bildung einer fundierten Wissensbasis bezüglich der hochschulinternen Prozesse beitragen und eine transparente und kommunikative Arbeitsumgebung fördern. Durch das QM-Portal erhalten Beschäftigte alle wichtigen Informationen an einem einzigen Ort, damit Prozesse reibungslos und effizient funktionieren. Jeder Mitarbeitende der TUK ist somit auf dem neusten Stand und kann Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozess-Hierarchien auf einen Blick erfassen. Durch die Feedbackmöglichkeit des QM-Portals kann gleichzeitig auch eine Best Practice entwickelt und dauerhaft etabliert werden.


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Das Prozessmanagement (PM) der TUK beschäftigt sich mit der Identifikation, Dokumentation, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen und verfolgt im Wesentlichen folgende Ziele und Nutzen.

 

Unserer Ziele:

(1) Optimierung von Geschäftsprozessen

  • Organisatorische Schnittstellen verringern
  • Medienbrüche verringern
  • Vermeidung von Doppelarbeit durch eindeutige Zuordnung
  • Zuschnitte von Arbeitsplätzen optimieren

(2) Steuerung von Geschäftsprozessen

  • Frühzeitiges Erkennen von Personalengpässen
  • Identifizierung von Wartezeiten in Geschäftsprozessen
  • Anpassung der hierarchieorientierten Ablauforganisation

(3) Wissensmanagement

  • Kenntnis über die Geschäftsprozesse der TUK für alle Beschäftigten
  • Hilfe bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen
  • Hilfe bei Vertretung im Urlaub und im Krankheitsfall
  • Campusübergreifende gleiche Bearbeitung von Vorgängen
  • Voneinander lernen
  • "Rettung" von Wissen der Mitarbeiter*innen, die die TUK verlassen

 

Ihr Nutzen:
  • Wichtige Verfahren der TUK sind dokumentiert und abrufbar
  • Einarbeitungshilfen können leicht anhand der Prozesse erstellt werden
  • Verringerung der Arbeitsbelastung aufgrund einer Effizienzsteigerung

Qualifikation und Leistungsfähigkeit der Beschäftigten setzen als ständige Querschnittsthemen der Personalentwicklung weitere Maßstäbe an die Aktivitäten im wissenschaftsunterstützenden Qualitätsmanagement.

Maßnahmen der Fort- und Weiterbildung werden konsequent evaluiert, Bedarfe analysiert und die Ergebnisse in die Gestaltung des Personalentwicklungskonzepts überführt.

U.a. werden das Fortbildungskonzept und die Führungskräftequalifizierung in das Qualitätsmanagementsystem integriert. So gelingt es durch individuelle Ermittlung der Weiterbildungsbedarfe, unsere Mitarbeiter*innen entsprechend den sich verändernden Anforderungen weiterzuentwickeln. Wir verstehen uns als lernende Organisation, weil durch die regelmäßige Anpassung der individuellen Maßnahmen und Werkzeuge die Mitarbeiter*innen in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess einbezogen werden.

Eine zentrale Rolle bei der Implementierung und Umsetzung des QM-Systems kommt dem Qualitäts-Zyklus der ZV zu. Unter der Verantwortung der Führungskräfte wird ein jährlicher Steuerungszyklus durchlaufen, bei dem Ziele definiert und Maßnahmen stetig angepasst werden.
Durch diese operative Verstetigung der Qualitäts-Ziele und -Methoden leben wir ein auf Nachhaltigkeit ausgelegtes, einheitliches Qualitäts-Verständnis, bei dem kurz- und langfristig eine hohe Kundenzufriedenheit im Mittelpunkt steht.

Informationen zur Personalentwicklung finden Sie hier.

Gesundheit und Wohlbefinden der Beschäftigten setzen als ständige Querschnittsthemen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements weitere Maßstäbe an die Aktivitäten im wissenschaftsunterstützenden Qualitätsmanagement.

Zur Erhaltung und Verbesserung des psychischen, physischen und sozialen Wohlbefindens werden die Beschäftigten regelmäßig in verschiedenen Evaluationsformaten zu Ressourcen und Belastungen am Arbeitsplatz befragt. Die gewonnenen Informationen werden zielgruppenspezifisch in Fokusgruppen verdichtet, um bedarfsgerechte Maßnahmen abzuleiten und umzusetzen. Parallel dazu wird ein kennzahlengestützter Gesundheitsbericht für die TUK aufgebaut. Diese Daten werden turnusgemäß aggregiert und zielgruppengerecht veröffentlicht.

Als wesentlicher Beitrag zur Leistungsfähigkeit der Organisation agiert unter Federführung der zentralen Personalentwicklung die Steuerungsgruppe Betriebliches Gesundheitsmanagement–BGM, in der hierarchie- und bereichsübergreifend relevante Akteure der TUK vertreten sind. Die Steuerungsgruppe BGM unterstützt insbesondere die Führungskräfte der TU Kaiserslautern in allen Belangen zum Erhalt und zur Verbesserung des psychischen, physischen und sozialen Wohlbefindens ihrer Mitarbeitenden.

Informationen zum BGM für Beschäftige der TUK finden Sie hier.

Neben der systematischen und kontinuierlichen Geschäftsprozessanalyse und -optimierung im wissenschaftsunterstützenden Bereich bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit, anlassbezogen Prozesse in Ihrem Bereich zu dokumentieren und optimieren. Dabei übernehmen wir die Rolle des Beraters. Wir unterstützen Sie bei der Aufnahme der Prozesse und geben Ihnen Werkzeuge an die Hand, um Ihre Abläufe strukturiert und effizient zu gestalten. In Form von Workshops und Interviews visualisieren wir Ihre Abläufe, die Sie so transparent und für alle verständlich darstellen können.

Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an:

Janina Belz
Gebäude 10 , Raum 112

Tel.: +49 631 205 5372
E-Mail: janina.belz(at)verw.uni-kl.de

Sie möchten eine eigene Lizenz und Ihre Prozesse eigenständig dokumentieren? Zu diesem Zweck können wir Ihnen eine zeitlich begrenzte Lizenz für den Signavio Process Manager zur Verfügung stellen.

Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an:

Stefan Allmang
Gebäude 36 , Raum 262

Tel.: +49 631 205 4110
E-Mail: stefan.allmang(at)verw.uni-kl.de

Auf der folgenden externen Internestseite finden Sie diverse kostenfreie E-Learning Kurse von Signavio. Zur Nutzung ist lediglich eine Registrierung unter Angabe einer gültigen E-Mail Adresse notwendig.

https://mooc.house/channels/signavio?locale=de

Für die Nutzung des digitalen QM Handbuchs wird der Online Kurs "Einführung in BPMN und Signavio Collaboration Hub" empfohlen.

Beschäftigten, die eine Lizenz für den Signavio Process Manager haben, wird der Online Kurs "Modellierung von Geschäftsprozessen mit BPMN" empfohlen.


Kontakt


Abteilung Z.1
Stefan Allmang
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