Nachhaltigkeit an der TUK

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Nachhaltige Beschaffung

Nachhaltige Beschaffung öffentlicher Auftraggeber ist ein Prozess, Produkte und Dienstleistungen zu beschaffen, die von der Herstellung bis zur Entsorgung, unter Berücksichtigung ökologischer, sozialer und ökonomischer Aspekte, geringere Folgen für die Umwelt haben, als vergleichbare Produkte und Dienstleistungen. Eine nachhaltige öffentliche Beschaffung integriert soziale und ökologische Kriterien in Ausschreibungen für öffentliche Aufträge (daher häufig auch öko-soziale Beschaffung).

Nachhaltige Beschaffung ist allerdings kein Selbstzweck. Sie kann helfen Vergaben kostensparend, lösungsorientiert und energie- sowie ressourceneffizient zu gestalten. Gleichzeitig kann durch nachhaltige Vergaben zum Erreichen von gesellschaftspolitischen Zielen beigetragen werden, wie soziale Gleichberechtigung, faire Arbeitsbedingungen, Innovationsfähigkeit von Unternehmen und Anpassung an den Klimawandel. Der Erwerb von nachhaltigen Produkten und Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung stimuliert den Markt.  Eine nachhaltige öffentliche Auftragsvergabe trägt so auf mehreren Ebenen zu einer erfolgreichen und fairen Zukunft für öffentliche Bedarfsträger bei.

Die Gesetzgeber verlangen seit jeher verantwortungsvollen Umgang mit Steuergeldern und fairen Wettbewerb. Eine Vergabeentscheidung bevorzugt jedoch im Gegensatz zur vielfach vorherrschenden Meinung nicht zwingend das preisgünstigste Angebot, sondern das Wirtschaftlichste. Damit ist das Preis/Leistungsverhältnis u.a. durch den Einbezug von Lebenszykluskosten in den Mittelpunkt gestellt.

Durch das große öffentliche Beschaffungsvolumen besitzen Öffentliche Auftraggeber (ÖA) einen erheblichen Einfluss auf Anbieter und deren Produktgestaltung. So kann nachhaltige Beschaffung weit über deren Verantwortungsbereich hinauswirken. Die Ausrichtung von neu geschlossenen Rahmenverträgen auf nachhaltige Produkte kann eine ganze Region zu einem Umdenken bewegen. Spätestens seit 2016 gibt das Unionsrecht den ÖA ergänzend eine klare Verantwortung für die ökologischen und sozialen Auswirkungen ihres Handelns.

Die Aufnahme von Nachhaltigkeit in die Vergabekriterien ist ausdrücklich bestätigt und wurde grundsätzlich vereinfacht. Dennoch obliegt die tatsächliche Anwendung in der Praxis dem freiwilligen Engagement der Bedarfsträger und den Beschaffungsstellen der ÖA. Trotz der deutlich gestiegenen Bedeutung und Relevanz der Thematik einer sozial ökologischen Beschaffung wurden Kriterien für Nachhaltigkeit bisher nur in sehr geringem Maße, und das auch nur auf ungewisse Zeit, etabliert.

Für ausgewählte Beispiele von Beschaffungsprozessen gibt es Methoden, um ökologischen, sozialen und wirtschaftlichen Herausforderungen zu begegnen. Der Kompass Nachhaltigkeit für die öffentliche Beschaffung bietet hier eine Hilfestellung für Bedarfsträger. Bislang häufig verwendete Leitfäden, Hilfen und Broschüren zur Vergabe sind in aller Regel nicht anwenderfreundlich und meist zu komplex, um wirklich eine Unterstützung für die Beschaffungsstellen sein zu können. Neben allgemeinen und grundsätzlichen Schwierigkeiten in der Anwendung von Beschaffungsregulatorien kommen bei der Auswahl nachhaltiger Produkte und Dienstleistungen noch erheblich höhere Hürden hinzu. Auch wenn der Austausch zu dem Thema der sozialen und ökologischen Beschaffung in letzter Zeit mehr in den Fokus gerückt ist, bleibt die Auswahl passender Vergabe- und Zuschlagskriterien für nachhaltige Produkte meist sehr zeitaufwändig und für eine Person ohne konkretes wie auch laufend aktuelles Fachwissen kaum zu bewältigen.

Nachhaltige Beschaffung an der TUK

Das Nachhaltigkeitsbüro arbeitet gemeinsam mit der Abteilung für Beschaffung (HA 2.3) der TUK an der Ausgestaltung einer nachhaltigen, öko-sozialen Beschaffung für die gesamte TUK. In der Anwendung nachhaltiger Kriterien wurden für viele konkrete Beschaffungsvorgänge in gemeinsamen Experimenten wertvolle Erfahrungen gesammelt. In deren Ergebnis hat sich das Nachhaltigkeitsbüro für unten stehende Maßnahmen entschieden.

  • Es gibt keine standardisiert anwendbaren Kriterien für Nachhaltigkeit. Branchen, Hersteller und Lieferanten sind unterschiedlich weit auf Nachhaltige Entwicklung vorbereitet. Trotzdem kann der allgemeine Bewertungsbogen (s.u.) in den meisten Fällen angewendet werden.
  • Für jedes Produkt und jede Dienstleister muss eine aktuelle Definition von Nachhaltigkeit gefunden werden. Wissenschaftliche Erkenntnisse und technologische Entwicklungen sind permanente Prozesse.
  • Nachhaltige Vergaben verursachen grundsätzlich und nicht vermeidbare zusätzliche Arbeit. Sie erzwingen eine klare Definition der zu erbringenden Leistung und der Bewertungskriterien. Dies ist nur mit umfassenden Fachkenntnissen möglich.

Operative Umsetzung

Auf Wunsch unterstützt das Nachhaltigkeitsbüro mit der HA 2.3 die Bedarfsträger bei nachhaltigen Beschaffungen.

Nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.

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Im Querschnitt über alle Produkte und Dienstleistungen hinweg zeigen sich geeignete, nachhaltige Rahmenvereinbarungen für große Nutzerkreise, bzw. Partner als das erfolgreichste Mittel um eine möglichst hohe Gesamtwirkung zu entfalten. Die meisten Produkte und Dienstleistungen lassen sich in ihrer Leistung für alle Bedarfsträger fast kongruent definieren. Eine geeignete Laufzeit solcher Verträge steigert die Effizienz der investierten Zeit deutlich.

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Strategische Maßnahmen

Digitalisierung des Beschaffungswesens

Das Europäische Unionsrecht sieht in seiner Richtlinie aus dem Jahr 2016 für Beschaffungen aller ÖA, darunter auch Hochschulen und Kommunen, eine Verpflichtung zur elektronischen und digitalen Ausschreibung, Auftragsvergabe, Abwicklung und Abrechnung vor. Die Umsetzung der Richtlinie und damit die Einführung der elektronischen Beschaffung für alle Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellwerte musste bis Oktober 2018 erfolgen. Für Beschaffungsvorgänge unterhalb der Schwellenwerte entsteht die Verpflichtung erst ab 2020 (Unterschwellen-vergabeordnung, UVgO). In der Folge müssen insbesondere in den zuständigen Verwaltungen und Behörden neue Strukturen aufgebaut werden, die Prozesse im Beschaffungswesen grundlegend überarbeitet wie auch reformiert werden.

Einmalige Chance: Digitalisierung nachhaltig gestalten und Synergien nutzen

Dieses Vorhaben für eine moderne, digitale Verwaltung wird eine seit Jahrzehnten gewachsene und gefestigte Struktur sowohl in Verwaltungen als auch in deren Prozessen für die kommenden Jahrzehnte tiefgreifend verändern. Damit eröffnet sich die außergewöhnliche und seltene Chance diese einmalig anstehende, digitale Umgestaltung zu nutzen, um den Anforderungen einer Nachhaltigen Entwicklung den entscheidenden Einzug in die Beschaffungsprozesse zu ermöglichen. Verstreicht diese Chance jetzt, ist angesichts des abermaligen Aufwandes eine erneute Prozessänderung für Nachhaltigkeit im Beschaffungswesen längerfristig außer Reichweite. Daher sollte diese einmalige Chance der Zeitpunkt genutzt werden und der Weg zur ökologischen, sozialen Beschaffung mit zusätzlichen personellen Ressourcen für die Einführungsphase ermöglicht werden. Die Implementierung von öko-sozialer, nachhaltiger Verantwortung in der laufenden Digitalisierung des Beschaffungswesens soll in einem zeitnahen Pilotprojekt geeignete Synergien herausarbeiten und wirksame Wege aufzeigen, diese Synergien für möglichst viele ÖA dauerhaft zu nutzen.

Nachhaltige Rahmenverträge beschleunigen und vereinfachen Prozesse

Um die Auswahl von gleichermaßen wirtschaftlichen als auch nachhaltigen Produkten und Dienstleistungen zu vereinfachen sowie zu beschleunigen können Rahmenverträge abgeschlossen werden. Deren anschließende Nutzung muss möglichst einfach und ohne Fachwissen erfolgen können um den notwendigen Mehrwert für die Bedarfsträger zu bieten. Hierfür werden anhand von zentral und professionell erarbeiteten Kriterien Produkte und später auch Dienstleistungen ausgewählt. Beispielsweise könnte bei der Bestellung für Bürobedarf dem Bedarfsträger in einem webbasierten Katalogsystem direkt ein nachhaltiges Angebot für Papier, Kugelschreiber oder Elektronik angezeigt werden. Somit kann bei dieser Bestellung ohne den Zeitaufwand des Suchens und Vergleichens direkt das nachhaltige Produkt oder später auch die nachhaltige Dienstleistung ausgewählt werden.

Ebenso wie die EU-Kommission (12/2018) sieht Nachhaltigkeitsbüros eine zwingende Notwendigkeit für eine Professionalisierung und Zentralisierung von öffentlichen Vergabestellen. Ohne Vollzeit-beschäftigtes, zusätzliches Fachpersonal können die Anforderungen an Vergaben im Allgemeinen und Nachhaltigkeit im Speziellen nicht erfüllt werden. Hierfür möchte das Nachhaltigkeitsbüro einen gemeinsamen Weg mit starken Partnern (s.u.) gehen. Dadurch können die zusätzlich entstehenden Aufwendungen von mehreren geteilt und dauerhaft getragen werden.

Die Kombination von Digitalisierung und öko-sozialer, nachhaltiger Verantwortung des Beschaffungswesens soll in einem zeitnahen Pilotprojekt geeignete Synergien herausarbeiten und wirksame Wege aufzeigen diese Synergien für möglichst viele Öffentliche Auftraggeber (ÖA) dauerhaft zu nutzen. Vor dieser Ausgangslage möchten sich TUK und der Bezirksverband Pfalz (BVP) gemeinsam dieser Herausforderung in einem Transfer-Piloten für Hochschulen im Land und Kommunen in der Pfalz stellen.

Die Arbeitsgruppe zur nachhaltigen Beschaffung besteht derzeit aus:

Während der Projektlaufzeit soll die inhaltliche Planung bis zur Umsetzung einer gebündelten und ggf. gemeinsamen Beschaffung über die IT Plattform und Beschaffungsabteilung der TUK als „core facility“ geprüft und vorbereitet werden. Damit sollen Hochschulen und Kommunen in die Lage versetzt werden dauerhaft gemeinsame Rahmenverträge (RV) mit Nachhaltigkeitskriterien zu nutzen und so Produkte mit öko-sozialer Verantwortung zu verwenden. Die Professionalisierung und Zusammenfassung der Be-schaffungsstellen von ÖA wurde angesichts der eigenen Erfahrungen zurecht unlängst auf EU Ebene gefordert.

Die Einbeziehung der ÖA und der gegenseitige Austausch ebnet den Weg zu einer zielgerichteten Zusammenarbeit und leistet gleichzeitig wichtige Aufbauarbeit innerhalb der Verwaltungen.

Gemeinsam mit der Abteilung für HKOm

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