Nachhaltigkeit an der TUK

beschaffungsweN.de - Nachhaltige Beschaffung

Projektsteckbrief

ProjektbeschaffungsweN.de
Ziele
  • Ausgestaltung einer nachhaltigen Beschaffung an der TUK
  • Professionalisierung, Zentralisierung in Rheinland-Pfalz
Beteiligte

 

  • Bezirksverband Pfalz
  • Umweltcampus Birkenfeld
  • Hochschule Speyer
  • Energieagentur Rheinland-Pfalz
  • Stadt Kaiserslautern
  • Landesforsten Rheinland-Pfalz
  • Nationalpark Hunsrück-Hochwald
  • EU Life - ZENAPA Pfalz
  • ZAK Kaiserslautern
StartEnde 2017
Abschluss
Finanzierung
  • aktuell keine
  • Projektskizze Hochschulen bei DBU eingereicht
  • Projektskizze Kommunen bei Engagement Global und MWVLW in Vorbereitung

Operative Umsetzung

Das Nachhaltigkeitsbüro arbeitet seit Ende 2016 gemeinsam mit der Abteilung für Beschaffung (HA 2.3) der TUK an der Ausgestaltung einer nachhaltigen, öko-sozialen Beschaffung für die gesamte TUK.

In der Anwendung nachhaltiger Kriterien wurden für viele konkrete Beschaffungsvorgänge experimentell wertvolle Erfahrungen gesammelt.

  • Es gibt keine standardisiert anwendbaren Kriterien für Nachhaltigkeit. Branchen, Hersteller und Lieferanten sind unterschiedlich weit auf Nachhaltige Entwicklung vorbereitet. Trotzdem kann der allgemeine Bewertungsbogen (s.u.) in den meisten Fällen angewendet werden.
  • Für jedes Produkt und jede Dienstleister muss eine aktuelle Definition von Nachhaltigkeit gefunden werden. Wissenschaftliche Erkenntnisse und technologische Entwicklungen sind permanente Änderungsprozesse.
  • Nachhaltige Vergaben verursachen grundsätzlich und nicht vermeidbare zusätzliche Arbeit. Sie erzwingen eine klare Definition der zu erbringenden Leistung und der Bewertungskriterien. Dies ist nur mit umfassenden Fachkenntnissen möglich.

In deren Ergebnis hat sich das Nachhaltigkeitsbüro zur Umsetzung der unten stehenden Maßnahmen entschieden.

Der Bedarfsträger kann bei der Festlegung der Leistungsbeschreibung mit dem allgemeingültig gehaltenen Fragebogen über Ausschlusskriterien oder eine Bewertungsmatrix Kriterien für eine öko-soziale Beschaffung anlegen.

 

Fragebogen Nachhaltige Beschaffung [pdf]

Fragebogen Nachhaltige Beschaffung [docx]

Auf Wunsch unterstützt das Nachhaltigkeitsbüro gemeinsam mit der HA 2.3 die Bedarfsträger bei nachhaltigen Beschaffungen.

Nehmen Sie gerne mit uns Kontakt  auf.

papierweN.de

An der Technischen Universität Kaiserslautern (TUK) werden jeden Arbeitstag insgesamt

  • rund 375 kg Papier oder
  • 76.500 Blatt A4-Papier oder
  • 155 Packungen Papier

Die Umstellung auf Recyclingpapier war ein aufwendiges Projekt, das unter Federführung des Nachhaltigkeitsbüros zum Jahresanfang 2017 gestartet wurde. In intensiven Diskussion mit den beteiligten Akteuren der TUK und aufwendigen Testläufen wurden innerhalb eines Jahres die Rahmenbedingungen für den vollständigen Bezug von kompromisslos nachhaltigem Papier ab dem 1. März 2018  geschaffen. Natürlich werden die Restbestände an anderen Papiersorten erst in einem Übergangszeitraum aufgebraucht.

An der TUK kommen damit nun fast ausschließlich Recyclingpapiere zertifiziert mit dem Blauen Engel (oder gleichwertige Nachweise) aus landesweit geschlossenen Rahmenverträgen zum Einsatz:

  • Standardpapiere A3, A4, Visitenkarten
  • Briefumschläge
  • Hygienepapiere: Toilettenpapier, Handtücher

Im Querschnitt über alle Produkte und Dienstleistungen hinweg zeigen sich geeignete, nachhaltige Rahmenvereinbarungen für große Nutzerkreise, bzw. Partner als das erfolgreichste Mittel um eine möglichst hohe Gesamtwirkung zu entfalten. Die meisten Produkte und Dienstleistungen lassen sich in ihrer Leistung für alle Bedarfsträger fast kongruent definieren. Eine geeignete Laufzeit solcher Verträge steigert die Effizienz der investierten Zeit deutlich.

Derzeit stehen folgende Rahmenverträge zur Verfügung, bei denen explizite Kriterien an Umweltschutz und Sozialverträglichkeit gestellt wurden. Eine Mit-Nutzung durch andere Öffentliche Auftraggeber aus Rheinland-Pfalz kann bei uns angefragt werden.

Landesweite Rahmenverträge

  • Standardpapiere A3, A4, Visitenkarten
  • Briefumschläge
  • Hygienepapiere: Toilettenpapier, Handtücher
  • Müllsäcke für Bio-Müll
  • Server und Storage
  • Desktop-PCs
  • Laptops 13" und 15"
  • Bildschirme 22" und 24"
  • s/w und bunt Laserdrucker

Rahmenverträge unter Federführung der TUK

  • Telefone
  • Druck- und Kopierservice on Campus
  • Selbstverlöschende 4-fach Getrenntsammler für den Innenbereich
  • Regeneration Ionentauscher / Reinwasser Aufbereitung
  • UHV CF Kupfer-Dichtungen
  • Carsharing
  • Job-Ticket VRN
  • Firmenkundenzugang Deutsche Bahn

 

 

Eine große Erleichterung des nachhaltigen Beschaffungsprozesses ist durch die Änderung der entsprechenden EU-Verordnung im Jahre 2016 umgesetzt worden. Seitdem dürfen Gütezeichen wie das staatliche Umweltsiegel "Blauer Engel" in der Leistungsbeschreibung unter folgenden Bedingungen verwendet werden:

  • Das Gütezeichen erfüllt die Bedingungen eines fünfstufigen Prüfschemas (Konformitätsprüfung)
  • Gleichwertige, alternative Nachweise müssen zugelassen werden

Im Kompass Nachhaltigkeit wird für Öffentliche Auftraggeber der Zugang zu Gütesiegeln erläutert.

Für Privatkonsumierende gibt es auf der gleichen Basis das Portal siegelklarheit.de

 

An der TUK kommen derzeit folgende Gütesiegel zum Einsatz

  • Blauer Engel
    • Standardpapiere A3, A4, Visitenkarten
    • Hygienepapiere: Toilettenpapier, Handtücher
    • Telefone
    • Druck- und Kopierservice Geräte
    • Drucker
    • Desktop PCs
    • Carsharing
  • Fairtrade
    • Kaffee
  • Bio / kontrolliert ökologischer Anbau
    • Kaffee
    • Brötchen

Strategische Maßnahmen

Zur Steigerung der Energieeffizienz in rheinland-pfälzischen Hochschulen und Universitäten sollen möglichst ausschließlich ressourcenschonende und hocheffiziente Geräte eingesetzt werden. Das schont nicht nur die Umwelt sondern auch die Haushalte.

Das Nachhaltigkeitsbüro der TUK möchte aus diesem Grunde den gebotenen Gerätetausch beschleunigen. Dazu muss der Prozess so einfach und attraktiv wie möglich gestaltet sein. Daher soll diese Abfrage den zukünftigen Bedarf an "Weißer Ware" (Haushaltsgeräte) und Laborgeräten ermitteln. Mit dieser Grundlage beabsichtigt das Nachhaltigkeitsbüro zusätzliche Finanzierungsmittel einzuwerben.

Anschließend werden unter Federführung des Nachhaltigkeitsbüros Rahmenverträge für den ermittelten Bedarf mit geeigneten Nachhaltigkeitskriterien geschlossen und allen Hochschulen und Universitäten als Öffentliche Auftraggeber in Rheinland-Pfalz zugänglich gemacht.

Digitalisierung des Beschaffungswesens

Das Europäische Unionsrecht sieht in seiner Richtlinie aus dem Jahr 2016 für Beschaffungen aller ÖA, darunter auch Hochschulen und Kommunen, eine Verpflichtung zur elektronischen und digitalen Ausschreibung, Auftragsvergabe, Abwicklung und Abrechnung vor. Die Umsetzung der Richtlinie und damit die Einführung der elektronischen Beschaffung für alle Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellwerte musste bis Oktober 2018 erfolgen. Für Beschaffungsvorgänge unterhalb der Schwellenwerte entsteht die Verpflichtung erst ab 2020 (Unterschwellen-vergabeordnung, UVgO). In der Folge müssen insbesondere in den zuständigen Verwaltungen und Behörden neue Strukturen aufgebaut werden, die Prozesse im Beschaffungswesen grundlegend überarbeitet wie auch reformiert werden.

Einmalige Chance: Digitalisierung nachhaltig gestalten und Synergien nutzen

Dieses Vorhaben für eine moderne, digitale Verwaltung wird eine seit Jahrzehnten gewachsene und gefestigte Struktur sowohl in Verwaltungen als auch in deren Prozessen für die kommenden Jahrzehnte tiefgreifend verändern. Damit eröffnet sich die außergewöhnliche und seltene Chance diese einmalig anstehende, digitale Umgestaltung zu nutzen, um den Anforderungen einer Nachhaltigen Entwicklung den entscheidenden Einzug in die Beschaffungsprozesse zu ermöglichen. Verstreicht diese Chance jetzt, ist angesichts des abermaligen Aufwandes eine erneute Prozessänderung für Nachhaltigkeit im Beschaffungswesen längerfristig außer Reichweite. Daher sollte diese einmalige Chance der Zeitpunkt genutzt werden und der Weg zur ökologischen, sozialen Beschaffung mit zusätzlichen personellen Ressourcen für die Einführungsphase ermöglicht werden. Die Implementierung von öko-sozialer, nachhaltiger Verantwortung in der laufenden Digitalisierung des Beschaffungswesens soll in einem zeitnahen Pilotprojekt geeignete Synergien herausarbeiten und wirksame Wege aufzeigen, diese Synergien für möglichst viele ÖA dauerhaft zu nutzen.

Nachhaltige Rahmenverträge beschleunigen und vereinfachen Prozesse

Um die Auswahl von gleichermaßen wirtschaftlichen als auch nachhaltigen Produkten und Dienstleistungen zu vereinfachen sowie zu beschleunigen können Rahmenverträge abgeschlossen werden. Deren anschließende Nutzung muss möglichst einfach und ohne Fachwissen erfolgen können um den notwendigen Mehrwert für die Bedarfsträger zu bieten. Hierfür werden anhand von zentral und professionell erarbeiteten Kriterien Produkte und später auch Dienstleistungen ausgewählt. Beispielsweise könnte bei der Bestellung für Bürobedarf dem Bedarfsträger in einem webbasierten Katalogsystem direkt ein nachhaltiges Angebot für Papier, Kugelschreiber oder Elektronik angezeigt werden. Somit kann bei dieser Bestellung ohne den Zeitaufwand des Suchens und Vergleichens direkt das nachhaltige Produkt oder später auch die nachhaltige Dienstleistung ausgewählt werden.

Ebenso wie die EU-Kommission (12/2018) sieht Nachhaltigkeitsbüros eine zwingende Notwendigkeit für eine Professionalisierung und Zentralisierung von öffentlichen Vergabestellen. Ohne Vollzeit-beschäftigtes, zusätzliches Fachpersonal können die Anforderungen an Vergaben im Allgemeinen und Nachhaltigkeit im Speziellen nicht erfüllt werden. Hierfür möchte das Nachhaltigkeitsbüro einen gemeinsamen Weg mit starken Partnern (s.u.) gehen. Dadurch können die zusätzlich entstehenden Aufwendungen von mehreren geteilt und dauerhaft getragen werden.

Die Kombination von Digitalisierung und öko-sozialer, nachhaltiger Verantwortung des Beschaffungswesens soll in einem zeitnahen Pilotprojekt geeignete Synergien herausarbeiten und wirksame Wege aufzeigen diese Synergien für möglichst viele Öffentliche Auftraggeber (ÖA) dauerhaft zu nutzen. Vor dieser Ausgangslage möchten sich TUK und der Bezirksverband Pfalz (BVP) gemeinsam dieser Herausforderung in einem Transfer-Piloten für Hochschulen im Land und Kommunen in der Pfalz stellen.

Die Arbeitsgruppe zur nachhaltigen Beschaffung besteht derzeit aus:

Während der Projektlaufzeit soll die inhaltliche Planung bis zur Umsetzung einer gebündelten und ggf. gemeinsamen Beschaffung über die IT Plattform und Beschaffungsabteilung der TUK als „core facility“ geprüft und vorbereitet werden. Damit sollen Hochschulen und Kommunen in die Lage versetzt werden dauerhaft gemeinsame Rahmenverträge (RV) mit Nachhaltigkeitskriterien zu nutzen und so Produkte mit öko-sozialer Verantwortung zu verwenden. Die Professionalisierung und Zusammenfassung der Be-schaffungsstellen von ÖA wurde angesichts der eigenen Erfahrungen zurecht unlängst auf EU Ebene gefordert.

Die Einbeziehung der ÖA und der gegenseitige Austausch ebnet den Weg zu einer zielgerichteten Zusammenarbeit und leistet gleichzeitig wichtige Aufbauarbeit innerhalb der Verwaltungen.

Bei der Neuausrichtung der Logo-Artikel und Geschenke der TUK arbeitet das Nachhaltigkeitsbüro eng mit der Abteilung für Hochschulkommunikation zusammen um ausschließlich Produkte mit strengsten Nachhaltigkeitskriterien anzubieten. Das Geschenkportfolio soll außerdem den Regionalbezug zur Westpfalz abbilden.

Derzeit wird das Beschaffungshandbuch überarbeitet. Durch Änderungen wird die Verpflichtung auf Nachhaltigkeitskriterien und die Verwendung vollelektronischer Systeme Einzug erhalten.

Nachhaltige Beschaffung

Nachhaltige Beschaffung öffentlicher Auftraggeber ist ein Prozess, Produkte und Dienstleistungen zu beschaffen, die von der Herstellung bis zur Entsorgung, unter Berücksichtigung ökologischer, sozialer und ökonomischer Aspekte, geringere Folgen für die Umwelt haben, als vergleichbare Produkte und Dienstleistungen. Eine nachhaltige öffentliche Beschaffung integriert soziale und ökologische Kriterien in Ausschreibungen für öffentliche Aufträge (daher häufig auch öko-soziale Beschaffung).

Nachhaltige Beschaffung ist allerdings kein Selbstzweck. Sie kann helfen Vergaben kostensparend, lösungsorientiert und energie- sowie ressourceneffizient zu gestalten. Gleichzeitig kann durch nachhaltige Vergaben zum Erreichen von gesellschaftspolitischen Zielen beigetragen werden, wie soziale Gleichberechtigung, faire Arbeitsbedingungen, Innovationsfähigkeit von Unternehmen und Anpassung an den Klimawandel. Der Erwerb von nachhaltigen Produkten und Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung stimuliert den Markt.  Eine nachhaltige öffentliche Auftragsvergabe trägt so auf mehreren Ebenen zu einer erfolgreichen und fairen Zukunft für öffentliche Bedarfsträger bei.

Die Gesetzgeber verlangen seit jeher verantwortungsvollen Umgang mit Steuergeldern und fairen Wettbewerb. Eine Vergabeentscheidung bevorzugt jedoch im Gegensatz zur vielfach vorherrschenden Meinung nicht zwingend das preisgünstigste Angebot, sondern das Wirtschaftlichste. Damit ist das Preis/Leistungsverhältnis u.a. durch den Einbezug von Lebenszykluskosten in den Mittelpunkt gestellt.

Durch das große öffentliche Beschaffungsvolumen besitzen Öffentliche Auftraggeber (ÖA) einen erheblichen Einfluss auf Anbieter und deren Produktgestaltung. So kann nachhaltige Beschaffung weit über deren Verantwortungsbereich hinauswirken. Die Ausrichtung von neu geschlossenen Rahmenverträgen auf nachhaltige Produkte kann eine ganze Region zu einem Umdenken bewegen. Spätestens seit 2016 gibt das Unionsrecht den ÖA ergänzend eine klare Verantwortung für die ökologischen und sozialen Auswirkungen ihres Handelns.

Die Aufnahme von Nachhaltigkeit in die Vergabekriterien ist ausdrücklich bestätigt und wurde grundsätzlich vereinfacht. Dennoch obliegt die tatsächliche Anwendung in der Praxis dem freiwilligen Engagement der Bedarfsträger und den Beschaffungsstellen der ÖA. Trotz der deutlich gestiegenen Bedeutung und Relevanz der Thematik einer sozial ökologischen Beschaffung wurden Kriterien für Nachhaltigkeit bisher nur in sehr geringem Maße, und das auch nur auf ungewisse Zeit, etabliert.

Für ausgewählte Beispiele von Beschaffungsprozessen gibt es Methoden, um ökologischen, sozialen und wirtschaftlichen Herausforderungen zu begegnen. Der Kompass Nachhaltigkeit für die öffentliche Beschaffung bietet hier eine Hilfestellung für Bedarfsträger. Bislang häufig verwendete Leitfäden, Hilfen und Broschüren zur Vergabe sind in aller Regel nicht anwenderfreundlich und meist zu komplex, um wirklich eine Unterstützung für die Beschaffungsstellen sein zu können. Neben allgemeinen und grundsätzlichen Schwierigkeiten in der Anwendung von Beschaffungsregulatorien kommen bei der Auswahl nachhaltiger Produkte und Dienstleistungen noch erheblich höhere Hürden hinzu. Auch wenn der Austausch zu dem Thema der sozialen und ökologischen Beschaffung in letzter Zeit mehr in den Fokus gerückt ist, bleibt die Auswahl passender Vergabe- und Zuschlagskriterien für nachhaltige Produkte meist sehr zeitaufwändig und für eine Person ohne konkretes wie auch laufend aktuelles Fachwissen kaum zu bewältigen.

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