Umstellung Login-Prozess

Die Login-Verwaltung des Campusmanagementsystems KIS wird sich zukünftig ändern.

Bisher wurden die KIS-Accounts für Dozierende, Organisationseinheiten und Fachstudienberater*innen von der KIS-Betreuung (Frau Bläser, Frau Weber) manuell erzeugt und zugewiesen.

Um die Handhabung und die Verwaltung der Accounts zu vereinfachen und datenschutzrechtlich konform zu gestalten, wurde ein Rollen- und Rechtesystem mit Anbindung an die persönlichen RHRK-Accounts in KIS eingeführt.

Dies ermöglicht eine einfachere Login-Verwaltung, eine bessere Nachverfolgung bei Änderungen und eine Konsolidierung der Personendatensätze.

Zukünftig können sich die Nutzer*innen nach der Umstellung des Logins über ihren persönlichen RHRK-Account in KIS anmelden. Die Funktionalitäten innerhalb der zugewiesenen Rollen Dozent, Organisationseinheit und Fachstudienberater*innen bleiben davon unberührt.

- Wichtiger Hinweis: Die KIS-Office-Zugänge von Studierenden sind von der Umstellung nicht betroffen, da diese bereits über den RHRK-Account laufen -

Zeitplan der Umstellung des neuen Login-Prozesses

Beginn der Umstellung

Am 01.02.2022 fand bereits eine erste Vorstellung des neuen Login-Prozesses für die KIS-Beauftragten der Fachbereiche statt. Im Anschluss wurden bereits einzelne Personendatensätze in den Fachbereichen auf den neuen Login-Prozess umgestellt. Über eine bereits erfolgte Umstellung wurden Sie von Ihrem KIS-Beauftragten Ihres Fachbereichs gesondert informiert.

Der offizielle Start zur Umstellung auf den neuen Login-Prozess wurde auf den 14.02.2022 datiert. Ab diesem Zeitpunkt werden in den Personendatensätzen unter dem Login der Organisationseinheiten zwei neue Datenfelder freigeschaltet.

  • RHRK-Account-Name
  • Benutzerkonto generieren

Die Fachstudienberater*innen und die Verwalter*innen der Organisationseinheiten können innerhalb der eigenen Organisationseinheit bei den Personendatensätzen diese beiden Angaben hinterlegen. Die Eintragung des RHRK-Account-Namens und die Generierung eines Benutzerkontos sind Voraussetzung für die Nutzung des neuen Login-Prozess.

Übergangszeit und Deaktivierung der alten Logins

Für die Umstellung der Zugangsverwaltung in KIS ist eine Übergangszeit bis zum 25.04.2022 geplant. Nach dem 25.04.2022 sind die alten Logins der Organisationseinheiten (Benutzername: Kostenstelle) nicht mehr nutzbar. Weitere Informationen zum Change-Request und zum Zeitplan können Sie zusätzlich der Präsentation und den Anleitungen weiter unten auf der Seite entnehmen. Dort finden Sie auch Informationen zu geplanten Sprechstundenterminen.

Was ändert sich für die Verwalter*innen von Organisationseinheiten und Dozierende in KIS?

Umstellung der Logins für die Verwalter*innen der Organisationseinheiten:

Ab dem 14.02.2022 werden die beiden Felder „RHRK-Account-Name“ und „Benutzerkonto generieren“ unter dem alten Login (Benutzername: Kostenstelle) der Organisationseinheiten freigeschaltet. Die Verwalter*innen der einzelnen Organisationseinheiten können ab diesem Zeitpunkt die beiden Eintragungen eigenständig in den Personendatensätzen ihrer Organisationseinheit hinterlegen und somit auch in ihrem eigenen Personendatensatz. Nach der Hinterlegung können sie sich die Rolle der eigenen Organisationseinheit zuweisen.
Verwaltet eine Person mehrere Organisationseinheiten muss sich diese bei jeder einzelnen Organisationseinheiten mit dem alten Login (Benutzername: Kostenstelle) anmelden und sich die jeweilige Rolle der Organisationseinheit zuweisen. Danach können die Organisationseinheiten über das persönliche Login mit dem eigenen RHRK-Account verwaltet werden.
Das genaue Vorgehen und alle weiteren Informationen zu den Änderungen für die Verwaltung von Organisationseinheiten können Sie der Anleitung weiter unten entnehmen.
Je nach Fachbereich wird die Eintragung der RHRK-Account-Daten sowie die Vergabe der Rollen und Rechte auch Top-Down durch die KIS-Beauftragten vorgenommen.

Informationen zum neuen Login für Dozierende:

Bereits existente Dozierenden-Logins bleiben weiterhin bestehen.
Wird im Personendatensatz des Dozierenden innerhalb einer Organisationseinheit der RHRK-Account-Name hinterlegt (und bei neuen Accounts ein Benutzerkonto generiert), kann sich der Dozierende ab diesem Zeitpunkt nur noch mit seinen RHRK-Benutzerdaten in KIS anmelden.
Versucht sich der Dozierende, nach den Eintragungen in seinem Personendatensatz, mit dem alten KIS-Login anzumelden, erhält dieser eine Fehlermeldung und wird auf den RHRK-Account als Login hingewiesen.
Bereits existente Raumbuchungsrechte bleiben von der Umstellung unberührt.
Raumbuchungsrechte für neue Dozierende müssen wie bisher über die KIS-Betreuung beantragt werden.
Die Eintragung des RHRK-Account-Namens und die Generierung eines Benutzerkontos im Personendatensatz kann nur in der Rolle der Organisationseinheit vorgenommen werden (siehe Anleitung).

FAQ - Login-Prozess

Der einmal in KIS hinterlegte RHRK-Account-Name im Personendatensatz kann nur von den KIS-Betreuerinnen (Frau Bläser und Frau Weber) über das Backend geändert werden.

Da die KIS-Zugänge durch den neuen Login-Prozess an einzelne Personen und ihre RHRK-Accounts geknüpft sind, ist die Generierung eines KIS-Zugangs, den mehrere Personen gemeinsam nutzen, nicht möglich. Beim Login-Versuch mit einem RHRK-Account-Namen eines Funktions-Accounts wird zukünftig eine Fehlermeldung erscheinen. Das ist – auch nach Rücksprache mit dem RHRK – insbesondere aus Gründen des Datenschutzes und der Nachverfolgung von Änderungen im System wichtig.

Sofern bspw. Hilfskräfte einen KIS-Zugang benötigen, um bestimmte Rollen innerhalb des KIS zu übernehmen, müssen sie also als Person mit eigenem Datensatz in KIS angelegt werden.

Es ist möglich in den Personendatensätzen den RHRK-Account-Namen des Studierenden-Accounts zu hinterlegen.

Ein existenter Funktions-Account, der von mehreren Personen gemeinsam genutzt wird, kann natürlich weiterhin für Kommunikationszwecke genutzt werden und im Bereich der Organisationseinheiten oder in den Kontaktdaten der einzelnen Personendatensätzen in KIS hinterlegt werden.

Anträge für RHRK-Accounts für externe Lehrbeauftragte können Geschäftsführer*innen, Professor*innen oder andere dazu berechtigte Personen im jeweiligen Bereich über den RHRK-Online-Antrag (https://accounts.rhrk.uni-kl.de/login) im Rechenzentrum beantragen. Eine Freischaltung des Accounts dauert nicht weniger als ein paar Stunden.

Alternativ können auch andere Mitarbeiter*innen der TUK mit existentem RHRK-Account und KIS-Login, bspw. Sekretariate, Veranstaltungen externer Dozierender anlegen und verwalten. Wenn die Lehrbeauftragten als Personen in KIS angelegt sind und der Status „Dozent“ im Personendatensatz hinterlegt ist, können diese innerhalb der Veranstaltungen als Dozent*in hinzugefügt werden. Dazu benötigen Sie keinen eigenen KIS-Zugang über den RHRK-Account.

Falls Sie Organisationseinheiten verwalten, aber ihr Personendatensatz nicht in der jeweiligen Organisationseinheit aufgeführt ist können Sie sich an den Fachstudienberatenden des jeweiligen Bereiches wenden.

Falls es sich um folgende Organisationseinheiten und deren Unterebenen handelt, wenden Sie sich bitte an die KIS-Betreuung (kis@verw.uni-kl.de):

  • Alumni
  • Beauftragte/Fachkräfte
  • Forschung
  • Gremien
  • Hochschulleitung
  • Initiativ-/Hochschulgruppen
  • Personalrat/Gruppenvertretungen
  • Projekte/Sonstiges
  • Serviceeinrichtungen
  • Stiftungen/Vereine/Gesellschaften
  • Technologietransferstellen
  • Verwaltung
  • Zentrale Einrichtungen

Angebot für Sprechstundentermine

Als Plattform zum Austausch und Klärung von Fragen bieten wir Ihnen und allen KIS-Nutzern die folgenden offenen Sprechstundentermine zum Change Request und den damit einhergehenden Änderungen an:

  • 14.02.2022 von 13:30 bis 14:30 Uhr
  • 18.02.2022 von 09:30 bis 10:30 Uhr
  • Weitere Termine nach Bedarf

Die Sprechstunden werden in rein digitaler Form im virtuellen Webkonferenztool BigBlueButton (BBB) stattfinden.
Zugang zu der Online-Sprechstunde erhalten Sie über folgenden Link: https://bbb.rlp.net/b/web-igp-of7-wh6 (Zugangscode: 024562)

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